In Italia, saloni di acconciatura e centri estetici, come molte altre attività, devono rispettare normative specifiche per garantire la privacy e la protezione dei dati dei clienti. Benché non siano imprese necessariamente “digitali”, raccogliendo e trattando informazioni personali (nome, indirizzo, numeri di telefono, preferenze sui trattamenti, dati sensibili come allergie, ecc.), sono soggette alle normative del GDPR, il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati che si applica a tutte le attività che trattano dati personali di cittadini dell’Unione Europea.
Come funziona il GDPR per saloni d’acconciatura e centri estetici:
Trasparenza e informativa sulla privacy: prima che siano raccolti i dati personali, deve essere comunicato chiaramente ai clienti come tali informazioni verranno trattate. Per esempio, per prenotare un appuntamento, gli utenti devono sapere quali dati vengono raccolti (nome, numero di telefono, informazioni mediche come allergie, preferenze sui trattamenti) e su come verranno utilizzati (es. gestione appuntamenti, invio comunicazioni). L’informativa deve essere facilmente accessibile (nel salone e/o sul sito web), e in grado di spiegare in dettaglio il tipo di informazioni raccolte, la finalità del trattamento, la durata della conservazione e i diritti previsti dal GDPR per il cliente. In questo modo si garantirà la trasparenza nei confronti della propria clientela.
Consenso esplicito: i saloni di acconciatura e i centri estetici possono dover ottenere la firma del consenso informato dai clienti ai quali si desideri inviare offerte promozionali via email o SMS con l’acquisizione di consenso separato per l’uso dei dati per finalità di marketing. Anche in caso di raccolta di dati più sensibili, quali quelli legati alle condizioni di salute, sarà necessario un consenso firmato specifico.
Stesso dicasi per la pubblicazione di immagini dei clienti su social media e/o sito web (in particolare se si tratta di minori). In assenza di tale consenso, l’uso delle immagini è vietato.
Raccolta dei dati minimi: i dati raccolti devono essere solo quelli strettamente necessari per fornire il servizio (nome, numero di telefono, e-mail e dettagli su trattamenti di salute passati): non è necessario raccogliere informazioni non pertinenti o sensibili senza un valido motivo.
Raccolta di dati particolari (sensibili): comporta, oltre al citato consenso, quantomeno l’obbligo di redazione del registro delle attività di trattamento (art. 30 GDPR).
Protezione dei dati: le informazioni raccolte devono essere trattate con misure di sicurezza adeguate. Questo significa che i dati che vengono archiviati elettronicamente, devono essere protetti da misure di sicurezza, come password, crittografia e backup regolari (per evitare la perdita accidentale dei dati). È bene che il proprietario del centro estetico o del salone orienti la sua scelta verso l’utilizzo di software in grado di assicurare la conformità al GDPR ed offrire funzionalità di alta protezione dei dati. Se la documentazione è, invece, cartacea deve essere archiviata in modo sicuro (anche all’interno di armadi muniti di serratura).
Diritto di accesso, di cancellazione, di limitazione, di rettifica, di portabilità e di opposizione: i clienti hanno il diritto di sapere quali dati sono stati raccolti su di loro e di esercitare tutti i diritti previsti dal GDPR.
Comunicazione delle violazioni dei dati: Qualora un computer o un sistema gestionale contenente i dati dei clienti venga violato (ad esempio, tramite un attacco hacker), il salone o il centro estetico ha l’obbligo di notificare la violazione al Garante per la protezione dei dati personali entro 72 ore.
Formazione del personale: È importante che tutto il personale che gestisce i dati sia formato e consapevole delle normative sulla privacy.
È, inoltre, necessario rivedere periodicamente politiche e procedure adottate in merito alla privacy per assicurarsi che siano sempre in linea con le più recenti normative che regolano la protezione dei dati personali.
In conclusione, il GDPR richiede che i saloni d’acconciatura e i centri estetici trattino i dati in modo sicuro, trasparente e solo per scopi legittimi, proteggendo così i diritti di privacy dei clienti. La non conformità a queste normative può comportare sanzioni severe, quindi è importante essere ben informati e rispettare le regole.
Per chiarimenti ed approfondimenti, è possibile rivolgersi alle CNA più vicine.
