In base a un sondaggio svolto da Federprivacy su circa mille professionisti e manager d’impresa italiani, è emerso che la metà degli intervistati (52%) utilizza – più o meno spesso – il proprio smartphone per fotografare documenti di lavoro riservati e spedirli tramite WhatsApp o un’altra app simile. Peccato che circa uno su quattro di essi (24%) ammetta anche che ogni tanto sbaglia destinatario, e a preoccupare maggiormente è il fatto che tra le informazioni scambiate tramite queste applicazioni vi sono password aziendali, dettagli delle carte di credito, dati dei clienti, piani strategici, informazioni bancarie e salariali, e persino risultati dei test Covid-19 dei dipendenti con relativi dettagli medici.
Con la pandemia sempre più professionisti e dipendenti utilizzano chat per scambiarsi informazioni di lavoro, non valutando opportunamente i rischi che potrebbero derivarne sul profilo privacy. Spesso, soprattutto in questo periodo, lavorando in smart working capita di utilizzare il proprio device personale per scambiare dati e documenti con i clienti anche per venire incontro alle loro esigenze, non pensando ai problemi che ne possono derivare in caso di perdita dati, invio di documenti a destinatari sbagliati, accesso al device da parte di famigliari. Ecco perché un’impresa in particolare in presenza di lavoratori in smartworking che utilizzano device personali, deve stabilire delle regole sull’ utilizzo di tali strumenti e istruire il personale.
Se da una parte le aziende investono risorse e denaro per mantenere un adeguato livello di conformità generale al GDPR, la realtà è che in molti casi esse hanno perso il controllo dei propri dati personali a causa del fatto che molti dipendenti si sono abituati a ricorrere spesso alla scorciatoia dell’app, invece della classica email, per trasmettere informazioni riservate ignorando le policy aziendali.
Alla luce di quanto evidenziato è fondamentale che oggi un’impresa si doti di un regolamento interno per l’uso della posta elettronica e degli strumenti elettronici sia aziendali che personali del lavoratore, stabilendo ciò che è permesso e ciò che è vietato, questo anche per evitare eventuali sanzioni che ne possono derivare da un non rispetto delle disposizioni in materia di privacy.
La CNA FVG offre alle proprie imprese associate, tra i vari servizi in ambito privacy, anche la stesura del regolamento aziendale per l’utilizzo di internet e posta elettronica e del regolamento interno per l’utilizzo degli strumenti informatici.
Per maggiori informazioni dott.ssa Elena Casarsa, email e.casarsa@cnafvg.it